政府が働き方改革の一環として打ち出した「テレワークデイ」をご存知でしょうか。テレワークは企業も従業員も Win-Win の関係を築ける画期的な取り組みですが、記念日の制定のきっかけは意外なところにありました。
2020年の東京オリンピックに向けて、開会式にあたる7月24日をテレワークデイと名付けました。国内外から集まる観光客等による交通混雑緩和を目的に始まったテレワークデイは、今や働き方改革の象徴的存在に。企業にとってはコスト削減や生産性向上、従業員にとっては自由な時間の確保やワークライフバランスの実現など、多方面にメリットをもたらしています。
しかし、テレワークならではの課題もあるのが事実です。コミュニケーションの取り方や時間管理など、克服すべきポイントを抑えれば、誰もが充実したテレワークライフを送ることができるはずです。
新しい働き方の幕開けとなったテレワークデイの歴史と、実践するためのノウハウをご紹介します。
東京オリンピックをきっかけに生まれた日
コロナ禍をきっかけに実施する企業が増えた「テレワーク」。
では、テレワークデイとは一体どんな日なのでしょうか。その由来と歴史を紐解いてみましょう。
「テレワーク」とは、情報通信技術を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。自宅やサテライトオフィスなど、オフィス以外の場所で仕事を行うイメージですね。このテレワークを一日単位で試みる日、それが「テレワークデイ」です。
2020年の東京オリンピック・パラリンピック競技大会に向けて、交通渋滞の緩和や、働き方改革の推進を目的としていました。企業や団体は、この日に合わせてテレワークを推奨したり、関連イベントを開催したりしています。
個人レベルでも、テレワークを体験してみる良い機会となっています。
テレワークデイは、単なるイベント日ではありません。新しい働き方やライフスタイルへの転換を促す、社会的なメッセージも込められています。
テレワークは企業に様々なメリットをもたらす
テレワークは、企業にとって様々なメリットをもたらします。まず、オフィスコストの削減が挙げられます。従業員がテレワークを行うことで、オフィス賃料や光熱費などの固定費を大幅に削減できます。オフィスの規模縮小や、サテライトオフィス導入によるコスト削減も見込めます。
従業員の生産性向上も期待できます。通勤時間の削減や、集中しやすい環境で業務に取り組めることで、業務効率が向上します。会議や報告などの業務に必要な時間削減にもつながります。結果として、従業員一人ひとりのパフォーマンス向上、ひいては企業全体の生産性向上に繋がります。
優秀な人材を獲得しやすくなるのもメリットです。時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を求める人材にとって、テレワーク制度は魅力的です。優秀な人材の確保は、企業の成長に欠かせません。採用活動における企業競争力の向上にも繋がります。
さらに、従業員の満足度向上にも貢献します。ワークライフバランスを改善しやすいテレワークは、従業員のストレス軽減や健康増進にも効果が期待できます。従業員のモチベーションやエンゲージメントが高まり、定着率向上にも繋がります。結果として、採用コストの削減にも貢献します。
このようにテレワークは、コスト削減、生産性向上、人材確保、従業員満足度向上など、企業にとって多大なメリットをもたらします。
従業員の負担を減らす新しい働き方
テレワークは、従業員にとっても多くのメリットがあります。まず、通勤時間の削減により自由時間を作ることができます。通勤時間のストレスから解放され、家族や趣味に使える時間を増やせます。時間に余裕が生まれることで、心身のリフレッシュにもつながります。
集中しやすい環境で業務に取り組める点も魅力です。オフィスでは、周囲の会話や電話などで集中力を欠くことも少なくありません。テレワークでは、自分のペースで仕事を進められ、質の高い仕事に没頭できます。結果として、業務効率の向上や、仕事への満足度向上に繋がります。
仕事とプライベートの時間調整がしやすくなることも大きなメリットです。家族の介護や育児など、プライベートの予定に合わせて柔軟に働けます。ワークライフバランスを実現しやすくなるため、仕事とプライベートの両方を充実させたい従業員にとって大きな魅力です。
さらに、ストレスの軽減や健康増進にも繋がります。満員電車での通勤ストレスや、オフィスでの人間関係のストレスから解放されます。自分のペースで仕事を進められることで、心にゆとりが生まれ、ストレス軽減効果も期待できます。
このようにテレワークは、従業員にとって自由時間増加、集中力向上、ワークライフバランスの実現、ストレス軽減など、多くのメリットをもたらします。
オンラインでのコミュニケーションを円滑に進めるために
テレワークにおいて、円滑なコミュニケーションは業務効率化やチームワーク向上に欠かせません。
対面でのコミュニケーションが難しい環境だからこそ、工夫が必要です。
チャットツールは、素早く簡潔な連絡に最適です。
リアルタイムな情報共有や、ちょっとした質問など、気軽にコミュニケーションを取ることができます。
ツールを使いこなすことで、コミュニケーションのハードルを下げることが期待できます。
ビデオ会議システムは、対面に近いコミュニケーションを実現できます。
表情や声のトーンから相手の感情を読み取りやすく、より円滑な情報共有や議論が可能です。
特に、重要な会議や意思決定の場においては、積極的に活用することで、コミュニケーション不足による誤解やトラブルを未然に防ぎます。
さらに、コミュニケーション不足を防ぐために、定期的な進捗確認や報連相を徹底することが重要です。
テレワークでは、対面時と比べて、周囲の状況を把握しづらいという側面があります。こまめな情報共有を心がけることで、スムーズな業務遂行に繋がり、チーム全体で目標達成を目指せます。
コミュニケーション方法を工夫することで、テレワークでも円滑な業務遂行とチームワークの向上を実現できます。
テレワーク中の時間管理術
慣れないテレワークでは、時間管理が難しいと感じるかもしれません。しかし、いくつかのポイントを押さえれば、オフィス勤務時以上に時間を有効活用できます。
まず、始業時間と終業時間を決め、オンオフの切り替えを意識することが重要です。自宅というリラックスできる環境では、仕事とプライベート時間の境界線が曖昧になりがちです。メリハリをつけるために、始業時間には服装を整え、業務開始のスイッチを入れるようにしましょう。
次に、1日のタスクをリストアップし、優先順位と時間配分を明確化します。集中しやすい時間帯に重要なタスクを配置するなど、自分の集中力のリズムを把握しておくことも有効です。休憩時間もしっかり確保することで、集中力の維持と生産性の向上につながります。
さらに、デジタルツールを活用するのも良いでしょう。タスク管理アプリやタイマー機能を活用すれば、時間配分の意識付けやタスクの進捗管理が容易になります。
これらのポイントを意識することで、テレワークでも効率的に時間を使うことができます。
